东莞企业网站开发:您的内部系统是否会破坏您的业务?

2019.08.12 mf_web

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许多组织的内部系统具有令人震惊的用户界面。这会使公司在生产力,培训甚至客户体验方面付出代价。东莞企业网站开发

幸运的是,我们可以解决这个问题。

“为什么我可以在手机上下载应用程序并立即知道如何使用它,但需要培训才能使用我们的内容管理系统?我们的系统不应该直观吗?“

这只是我在最近的一次利益相关者访谈中听到的评论之一。人们厌倦了内部系统不足。我采访过的很多人已经放弃了官方软件。相反,他们使用Dropbox,Google Docs和Evernote等工具。

问题似乎全面存在。我从许多公司和部门的员工那里听到同样的事情。我也听到了几乎所有类型的内部系统,从客户关系管理(CRM)到采购。他们都很痛苦。

随着千禧一代进入劳动力市场,挫折感只会增加。这些人是数字原生代,他们期望一定的软件标准。他们希望软件适应它们,而不是相反。

这种沮丧的结果是员工放弃了这些系统。人们使用电子邮件而不是CRM,并将文档放在Dropbox中,而不是放在Intranet上。这导致系统过时,因此与组织无关。

事情如何进入这个状态?为什么企业软件如此糟糕?

一种尺寸不适合所有

我认为技术经常被超卖。“内容管理系统是内容的解决方案!”“内联网是提高效率的答案!”“CRM系统将管理客户关系!”但事实并非如此。

不幸的是,在高级管理层看来,一旦购买了一个软件,问题就解决了。完成工作,继续下一个挑战。

一种尺寸很少适合所有人。即使在同一部门内,组织也很少以同样的方式工作。即使律师事务所购买了为法律部门设计的内联网,该系统也不一定能为该公司提供良好的开箱即用。

人们以不同的方式工作。 首席执行官秘书所需的功能将与会计或人力资源部门所需的功能不同。 然而,许多企业系统无法简化不同群体的体验。
人们以不同的方式工作。首席执行官秘书所需的功能将与会计或人力资源部门所需的功能不同。然而,许多企业系统无法简化不同群体的体验。(图片来源:opensourceway)

其中许多系统可以根据个人组织或员工的需求进行定制,但它们并非开箱即用。需要对它们进行配置和优化,这通常不会发生 - 否则就会购买错误的系统。

肯定有更好的办法。

从用户需求开始

这些系统的采购流程通常从所需功能列表开始。这是一个错误的起点。我们应该以与开发外部应用程序相同的方式处理内部软件:从用户需求开始。

无论您是否已有系统,请确定您的不同用户组。谁将使用每个系统?一旦你知道了,就可以暂时遮挡它们。了解它们的工作原理。他们每天做什么,他们已经用什么系统来完成他们的工作?

寻找该系统中的痛点,并与他们讨论他们感到沮丧的地方。确定他们完成工作所需的信息,并了解任何妨碍工作的混乱。

最后,确定用户的首要任务。您的不同用户组一次又一次地执行哪些任务。这些需要超级便于访问。

您可能认为现在有足够的信息来购买系统。但仅仅因为某些东西具有您需要的功能并不意味着它易于使用。在跳跃昂贵的软件之前,设计用户体验。我们可以通过一些简单的原型设计来做到这一点。

为您的完美系统打造原型

创建理想系统如何工作的原型不需要耗费时间或特别昂贵。最重要的是,它可以取代冗长且抽象的功能规范。

只使用一些HTML,CSS和JavaScript,我们可以构建一个可以与真实用户一起测试的工作原型。这个原型是否符合他们的工 它能让他们快速访问关键任务吗?它是否适应群体之间的差异?原型的哪些部分对生产力影响最大,哪个部分很好?

我们可以根据用户反馈迭代原型,直到它提供最佳体验。

有了这个愿景,您就可以明智地妥协。

知情妥协

工作原型是衡量不同软件的一个很好的标准 - 比规范要好得多。

您的现有系统可以设置为镜像原型吗?如果不能确切,那么你必须妥协哪些方面?根据您的用户测试,这些妥协是否可以接受?

如果您现有的系统无法复制原型的关键功能,请查看替代方案。与其他供应商交谈并向他们展示您的原型。询问他们的系统是否可以复制它,并再次根据用户反馈决定妥协领域。

你看到了不同之处吗?体验是围绕用户设计的,而不是围绕软件提供的。此外,如果您找不到满足用户需求的软件,请考虑构建一个定制系统。

如果没有人会使用它或者它没有提供商业价值,那么购买现成的软件是没有意义的。
如果没有人会使用它或者它没有提供商业价值,那么购买现成的软件是没有意义的。(图片来源:opensourceway)

我知道你在想什么。这是有道理的,但高级管理层不会这样做。他们不会支付原型或定制系统的费用。那么,这取决于你如何出售它。

销售以用户为中心的系统的需求

令人信服的管理层在原型上花钱可能很难。当一个聪明的销售人员说他们的软件能够解决公司的所有问题时,这已经很难了 - 如果管理层已经支付了花哨的系统,那就更难了。尽管如此,可以为这种方法提供可靠的商业论据。

如果您的公司有一个不适合其目的的系统,您应该能够证明这一点。收集有关用户如何与系统交互的数据。将此与用户测试和利益相关者访谈相结合。这应该足以建立一个引人注目的案例 - 至少足以证明某种替代方法的有限原型是合理的。

请记住,您并不是要求他们更换系统。您只想对可能更好的解决方案进行原型设计,并查看当前软件是否可以设置为与之匹配。当管理者看到更好的方式时,他们通常会乐于改变。

如果公司还没有系统,那么你的地位就更强了。企业软件价格昂贵,因此确保合适的配合非常重要。弄错可能意味着浪费了数百或数千美元。在测量不同产品的适用性时,原型将证明比规范更有效。它还可以更容易地比较软件。

当然,管理层可以采取员工只需要习惯他们所拥有的东西的立场。这个论点有一些优点。在给定时间的情况下,用户甚至可以适应最古老的系统。但是以什么代价?

失败的代价

糟糕的用户界面需要更多的培训和支持。两者都是组织承担的成本,更不用说它造成的挫败感。更重要的是生产力损失的成本。组织热衷于最大限度地提高效率,易于使用的系统对此有很大帮助。

不幸的是,一些管理人员似乎很少关心内部流程。但他们确实关心客户满意度,这正成为组织衡量的最受欢迎的因素之一。我们现在生活在一个消费者的世界里,他们通过社交媒体联系并发出声音。这使得组织对负面评论和经验很敏感。

内部系统严重影响员工的绩效。它们对客户体验产生了巨大影响。这些系统确保及时响应; 他们帮助提供产品; 他们促进了客户关系。这就是内部系统成为下一个巨大竞争优势的原因。

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