梅州高端建站:如何在IT项目中有效沟通

2019.08.12 mf_web

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任何IT项目成功或失败的最重要因素之一是沟通。有效沟通可能非常困难,特别是当项目涉及许多具有不同背景,经验,技能,责任和权限的人时。当涉及的人员属于具有不同工作准则的不同组织时,问题就更加复杂。

当传递的消息的内容与接收者具有与发送者相同的含义时,就会发生有效的通信,从而引发所需的操作。

为什么要有效沟通?

考虑几个场景。您可能会根据自己的经验回忆起类似的情况。

  • 团队领导必须密切关注项目的状态。所有任务都存储在问题跟踪系统中。不幸的是,这些任务的描述并不是非常具有描述性。例如,联系表单中的错误被描述为“表单有问题”,并且对数据库备份的需求被描述为“请帮忙!紧急!“团队负责人每次都要打开每张票,以便回忆起它的内容。当然,任何理智的人都会立即将描述更改为“联系表单不验证”和“备份db0234 @ host1数据库”。

  • 开发人员收到一封电子邮件,其主题为“只有一个问题”。他无法一眼就知道该电子邮件是关于搜索引擎中的错误,应该转发给他的同事。他必须花时间打开电子邮件并消化其内容,以便决定转发邮件。

  • 项目经理每周组织一到两个小时的会议,与整个团队讨论项目的进展。每个人谈论他们的部分几分钟,然后在会议的其余部分感到无聊。有时会有人提出一个更重要的问题,只对他们和项目经理有意义。简而言之,考虑到员工的小时工资,在这些适得其反的会议上浪费了大量资金。

  • 开发人员正试图专注于一个复杂的问题,但却不断被电话或走进来询问非紧急事务的同事分心。

我们可以看到,有效的沟通至关重要。没有它,就会出现许多问题:失去时间(这意味着损失的钱),糟糕的代码,低效的开发,延迟和不符合预期的产品。最终,公司的声誉和客户的信任面临风险。

有关人员可能会觉得他们的时间没有受到尊重,这会导致沮丧。
有关人员可能会觉得他们的时间没有受到尊重,这会导致沮丧。(图片来源)

在本文中,我将分享我近三年来参与的IT项目的一些观察。作为开发团队的领导者,我与来自不同专业的约30人合作:开发人员,测试人员,管理员,设计人员,可用性专家,项目经理以及客户方的人员。在这样的环境中工作,我发现了有效沟通的主要障碍。

我也参与设计克服这些障碍的技术。我们将讨论的大多数问题和对策适用于团队环境,但自由职业者可能会看到他们与客户和合作伙伴的价值。

有效的沟通可以节省金钱,时间和精力,当您执行以下操作时会发生这种情况:

  • 使消息的主题易于识别(通过“消息”,我的意思不仅仅是电子邮件,而是任何形式的通信);

  • 快速理解消息的内容;

  • 在你的信息中明确;

  • 有效管理;

  • 仅涉及完成任务所需的那些资源(人员,工具等)。

正确的沟通会产生以下结果:

  • 项目的节奏持续;

  • 团队领导保持对项目进度的控制;

  • 具有不同责任和参与程度的人员更好地参与该项目;

  • 人们觉得他们的时间得到尊重和充分利用。

IT项目中的有效沟通可以用三个词来封装:显性,可追溯性和可读性。

电子邮件

电子邮件是大多数公司内部和外部沟通的主要手段。令人惊讶的是,许多人仍然不知道如何正确使用它。

主题行是收件人注意到的第一件事。它应该简短,并应解释电子邮件的内容。收件人可能希望在将来,也许几周或几个月后参考该通信。因此,主题行应清楚地标识项目(包括客户,取决于组织)和主题。

当然,并非每个主题都适合整个项目 - 在这种情况下,要特别注意使主题明确。考虑一下,虽然您可能只针对特定客户处理一个项目,而“ACME Corp:新图像”听起来像是一个很好的主题,您的营销部门的同事可能正在为同一个客户开展许多项目,所有这些都涉及“新图像”。

以下是一些好主题的例子:

  • ACME Corp. | 人力资源门户| 功能文件草案,第0.1节

  • ACME产品页面 - 与营销部门会面后的问题。3月5日

  • 请发送您的报告 - 截止日期:3月10日

客户和项目的昵称以及分隔符号应该由参与项目的每个人达成一致,因为它们使收件人能够根据过滤规则对收件箱进行排序(特别是对于每小时收到数百封电子邮件的经理)。

以下是一些不良主题行的现实例子:

  • ACME

  • 请求

  • 新图片

  • 我们下午1点去吃午饭

最后一封来自后续电子邮件,其中包含重要文档 - 真实故事!

明确的主题行可以快速告知收件人邮件的内容以及他们是否需要以任何方式回复。出于这个原因,避免在电子邮件线程期间更改对话主题(“BTW,关于其他事情,你是......”是一个死的赠品)。更改主题行或发送单独的电子邮件。

“收件人”和“抄送”字段是指示谁是邮件的收件人以及只需要在不采取任何操作的情况下获得通知的有用方式。默认情况下,“收件人”字段中的人员应该阅读并可能响应,而“抄送”字段中的人员只需阅读该邮件即可。许多经理希望随时了解他们不直接负责的事项,并且他们会相应地配置他们的过滤规则,不时浏览这些消息。如果您期望得到及时响应,请不要“抄送”某人。

最后一条规则,也许是一种救命,就是以书面形式做所有事情。人们往往忘记通过电话或会议做出的安排。在这些情况下,也许除了电子邮件之外的一种通信形式也是适当的。我们接下来会讨论这个问题。

通话或会议结束后,将所有内容写下来并发送给相关人员。 这样,你就不会错过任何东西。
通话或会议结束后,将所有内容写下来并发送给相关人员。这样,你就不会错过任何东西。(图片来源)

问题跟踪

当您管理 - 无论是一个大型项目还是许多小型项目 - 在一个地方编译所有问题,以使所有团队成员能够跟踪他们的进度并知道需要做什么。许多团队错误地分配任务并记录电子邮件中的重要细节。当您只有一两个任务要完成时,这可能很容易跟踪。在所有其他情况下,这是失败的道路。

问题跟踪系统-包括管理平台,螳螂BT,Bugzilla的,吉拉和更多 -使客户,开发者和管理者在结构良好的过程中协同工作。每个问题 - 无论是错误报告,功能请求还是问题 - 都可以轻松跟踪,包括负责人的信息,完整的历史记录,甚至是时间跟踪和截止日期提醒。

每家公司都采用对其业务有意义的工作流程。但是,有些规则适用于所有情况,以下是我在过去几年分析了数千个问题后已经提出的规则:

  • 尽可能描述性地标题每个问题。请记住,大多数人 - 无论是开发人员,项目经理还是测试人员 - 每天都要处理好几十个问题。他们应该至少从标题中得到一个问题的主题。因此,请避免使用“Something's wrong”或“A typo”这样的标题。而是使用不言自明的标题,例如“当没有提供属性时API抛出NullPointerException”或“联系页面上的电话号码中的Typo”。此类标题的问题将处理起来更快,因为它们更容易管理。

  • 相应地使用属性。许多跟踪器允许您在每个问题上设置特殊属性,例如状态,优先级和类别。使用它们!问题将更容易排序,委托和审查。

  • 大多数跟踪器允许您设置问题之间的关系。例如,您可以将问题标记为被其他问题阻止,或者是重复或只是相似。通过关系可以更轻松地分配任务并找到解决方案。

  • 每期只写一件事。例如,如果您在应用程序中发现许多错误,请将每个错误视为一个单独的问题。这样,任务可以分配给不同的人,他们可以同时处理它们。不同的问题需要不同的人:设计师,前端编码员,程序员等。当一切都在一个任务中时,管理和完成它需要更长的时间。

  • 提供尽可能多的信息。链接到错误的网页; 写下复制问题所需的所有步骤; 附上截图。我和一个附有Word文档并附有几个单词和屏幕截图的人合作,标题为“一切都在附件中” - 这是一个很大的禁忌。

  • 在评论部分写下问题所发生的一切。如果有人通过电话向您解释了某些内容或者任务已更改,请记录下来。不要写,“我们在电话上谈到了这个问题,所以现在你知道问题是什么了。”想象一下,将来会有另一位开发人员被分配到这个任务,而且任何没有写下来的东西都会丢失。保持项目的公交系数尽可能高。

总而言之,将所有内容保留在问题跟踪器中。给每个任务一个自己的问题。并尽可能地描述问题。

会议

有些人认为会议是企业的噩梦。每周都会浪费很多时间来讨论没有任何内容且不会以任何有用的决定结束的会议。“状态会议”是最受欢迎的类型:十几个人聚集在一起讨论不同的,通常不相关的项目。事实上,他们中的大多数人都很无聊而没有注意,只有当他们需要谈谈他们的情况几分钟时才会醒来。

与团队成员保持联系的更好方法是经常与他们面谈。当一个团队正在开展一个项目时,组织简短的早上会议(5到15分钟),就像在敏捷开发中流行的“站立式会议”一样。这样,团队的每个成员都将始终知道项目的状态。一名成员(通常是领导者)可以向老板报告,释放其他所有人。收集项目状态信息的另一个好方法是每日一对一的沟通。这将占用团队领导的一些时间,但它会产生很好的结果并节省整体时间。

如果您确实需要与某些人会面,请遵循以下做法:

  • 准备议程。通过这种方式,被邀请者可以为会议做好准备,并且 - 如有必要 - 提交他们的意见,发送其他人填写或者如果他们的出席是不必要的话就避免开会。

  • 坚持议程。适度讨论并不鼓励谈论可由较小群体处理的事情。

  • 不要“一起”做出决定 - 这是行不通的。相反,负责任务的小团队应该提出一个解决方案,应该简要讨论,然后由负责人决定。

关于会议的最后一句话。IT部门的许多人都做有创造性的工作。例如,程序员需要时间来建立他们的注意力,打破这个过程是非常具有破坏性的。并非所有问题都需要立即亲自或通过电话回答; 有些可以通过电子邮件或即时消息发送,从而保护创作过程。

其他指南

让我们继续讨论不仅适用于IT项目,而且适用于一般生活中的指导原则。

有一个与其他人共同的词汇是通信必不可少的,在专业和个人生活。这意味着对活动,项目,客户等使用相同的名称。当两个人谈论相同的事情但彼此不理解因为他们使用不同的术语时会产生误解。使用诸如维基或白板之类的工具正式建立共同词汇表将是有用的。

管理项目中生成的知识也很重要。D ocumentation经常过时,因为当项目的需求发生变化时,没有人愿意更新它。电子邮件和其他通信中丢失了重要决定和指南。这通常会导致误解,或者更糟糕的是与客户发生冲突。因此,请与所涉及的每个人确认每个新版本的文档。更新问题跟踪系统时,请记住记录电话对话和电子邮件的详细信息,注意谁采取了哪些操作或做出了哪些决定或提供了哪些信息。简而言之,记录每个操作和有关问题的信息。

在处理复杂的项目时,我经常发现在白板上发布彩色粘滞便笺上的重要任务很有用(除了问题跟踪系统)。有些标记为“等待”,其他标记为“正在进行”,而其他标记为“已完成”。每个注释上粘贴的磁铁颜色表示哪个团队成员被分配到任务。人们倾向于忽略电子邮件通知来自问题跟踪系统; 在白板上将任务标记为完成需要有人站起来并重新定位笔记。每个人都可以一目了然地看到任务的状态和项目的进展,这是这种方法的一大优势。我还倾向于写下其他重要信息,例如上次更新生产环境的时间或者要由团队成员细分的待解决的错误数量。

白板上的粘滞便笺;  这样的仪表板也是每日站立会议的好地方。
白板上的粘滞便笺; 这样的仪表板也是每日站立会议的好地方。(图片来源)

如果您开发软件,那么您可能使用工具来管理源代码,例如Git,Mercurial或SVN。为了方便您的团队工作,请实施某种工作流程,例如分支模型。还要记住以提供信息的方式描述您的提交。

如何介绍这些策略

迫使每个人按照规定的规则工作很难。有些人不愿意,因为他们觉得更仔细地制作他们的信息需要花费很多时间。其他人没有看到好处或者只是无法形成简洁的想法。

我建议两种与这些人合作的方式。首先,向他们表明,更好地沟通所需的工作量远远小于浪费的时间。例如,如果问题跟踪系统中的票证具有无意义的主题行并且其内容难以处理,则浪费的时间将累积到需要处理它的每个人。一个简单的对策是投入几分钟来更好地准备问题,这样就不会浪费时间。执行规则的其他方法是通过实施验证机制(例如,在问题跟踪器中)或拒绝不符合标准的通信。这可能听起来很残酷,但它很有效。

结论

沟通规则可以概括为几点:

  • 沟通清楚。在邮件开头加载最重要的信息(在主题行,标题和第一句中)。学习如何用一个句子封装消息。

  • 只涉及推动事情发展所必需的人。不要浪费别人的时间。

  • 保持所有内容的书写和易于访问。

  • 阅读你写的所有内容,确保它易于理解。

  • 将大问题分解为易于消化的小任务。


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